Dieser Artikel beantwortet die häufig gestellten Fragen dazu, wie Peppol in Equicty Equstable funktioniert und was es für die elektronische Rechnungsstellung (E-Invoicing) bedeutet. Hier erfahren Sie alles über die Registrierung, das Senden und Empfangen von E-Rechnungen sowie über die belgischen und europäischen Vorschriften.

Wichtig:
Die elektronische Rechnungsstellung wird bis 2030 in allen europäischen Ländern verpflichtend.
Für Belgien gilt der gesetzliche Stichtag 1. Januar 2026.
Mit Equicty Equstable sind Sie bereits vollständig vorbereitet, um diese Anforderungen zu erfüllen.

Inhaltsverzeichnis

• Allgemeines
• Registrierung bei Peppol
• E-Rechnungen versenden
• E-Rechnungen empfangen
• Buchhaltung und UBL-Dateien
• Deaktivierung oder Wechsel einer Unternehmenseinheit

Allgemeines

Was bedeutet E-Invoicing?

E-Invoicing (oder elektronische Rechnungsstellung) bedeutet, dass Rechnungen in einem strukturierten elektronischen Format (UBL) über ein zertifiziertes Netzwerk wie Peppol ausgetauscht werden. Dies ermöglicht es Unternehmen, Rechnungen automatisch zu verarbeiten, ohne manuelle Eingriffe.

Ist E-Invoicing verpflichtend?

Ja, schrittweise.

• Heute: verpflichtend für B2G (Unternehmen → Regierung).

• Ab dem 1. Januar 2026: auch verpflichtend für B2B in Belgien.

• Bis 2030: verpflichtend in der gesamten EU.

Mit Equstable können Sie bereits jetzt sicher und gesetzeskonform arbeiten.

Müssen belgische Unternehmen Peppol auch für ausländische Kunden verwenden?

Nein, nur für Rechnungen zwischen belgischen Unternehmen (B2B).
Rechnungen an ausländische Kunden (z. B. in Frankreich, Deutschland oder den Niederlanden) können weiterhin per E-Mail gesendet werden.
Optional können Sie Rechnungen auch über Peppol an niederländische oder luxemburgische Unternehmen senden, wenn diese im Netzwerk registriert sind.

Und was, wenn ich nur mit Privatkunden (B2C) arbeite?

Dann müssen Sie keine E-Rechnungen über Peppol versenden,
aber Sie müssen E-Rechnungen empfangen können, wenn Ihre Lieferanten Peppol verwenden.
Rechnungen an Privatkunden dürfen weiterhin als PDF oder per E-Mail verschickt werden.

Fallen zusätzliche Kosten für E-Invoicing in Equstable an?

Nein. Die E-Rechnungsstellung über Peppol ist Teil der gesetzlichen Vorschriften und wird in Equicty Equstable ohne zusätzliche Kosten für alle Nutzer mit dem Rechnungsmodul bereitgestellt.

Registrierung bei Peppol

Was bedeutet die Registrierung bei Peppol?

Die Registrierung bei Peppol bedeutet, dass Ihr Unternehmen offiziell über Equicty Equstable mit dem Peppol-Netzwerk verbunden ist.
Sie erhalten eine eindeutige Peppol-ID, mit der Sie E-Rechnungen senden und empfangen können.

Weitere Informationen: [HOWTO Peppol in Equicty Equstable aktivieren]

Wie erfahren meine Kunden oder Lieferanten, dass ich registriert bin?

Ihr Unternehmen kann über Ihre Unternehmensnummer (KBO) oder Ihre USt-IdNr. gefunden werden. Lieferanten können dies auf offiziellen Websites wie peppolcheck.be überprüfen.

Kann ich Peppol mit mehreren Tools gleichzeitig verwenden?

Sie können Rechnungen mit mehreren Tools senden, aber E-Rechnungen nur in einem Tool empfangen.
Das bedeutet:

• Senden über Equstable und ein anderes Tool ist möglich.

• Empfangen ist nur in dem Tool möglich, in dem Ihr Unternehmen registriert ist (z. B. Equstable).

Was passiert, wenn mein Unternehmen bereits über ein anderes Tool bei Peppol registriert ist?

In diesem Fall kann Equstable nur Rechnungen über Peppol senden, aber keine empfangen.
Sie bleiben jedoch vollständig rechtskonform für alle ausgehenden E-Rechnungen.

E-Rechnungen versenden

Kann ich eine Rechnung über Peppol senden und sie woanders empfangen?

Ja, das ist möglich.
Das Senden und Empfangen sind getrennte Prozesse innerhalb des Peppol-Netzwerks.

Was passiert, wenn ich nach dem Versand über Peppol einen Fehler entdecke?

Sobald eine Rechnung über Peppol versendet wurde, kann sie nicht mit derselben Rechnungsnummer erneut gesendet werden. Sie müssen eine Gutschrift erstellen, den Fehler korrigieren und die neue Rechnung erneut über Peppol versenden.

Kann ich eine Zahlungserinnerung über Peppol senden?

Nein.
Zahlungserinnerungen werden nicht über Peppol verschickt.
Sie können jedoch eine E-Mail senden, in der Sie angeben, dass die ursprüngliche Rechnung bereits über Peppol gesendet wurde, und die PDF-Kopie der Originalrechnung anhängen.

Können Rechnungen an Behörden (B2G) auch über Peppol gesendet werden?

Ja.
Rechnungen an belgische, niederländische und luxemburgische Behörden werden über Peppol gesendet. Equstable erkennt diese Behörden automatisch, sodass kein manuelles Hochladen erforderlich ist.

E-Rechnungen empfangen

Muss ich Peppol aktivieren, um E-Rechnungen zu empfangen?

Ja.
Wenn Ihre belgischen Lieferanten Rechnungen über Peppol versenden, müssen Sie in Equstable registriert sein, um diese zu empfangen.

Weitere Informationen: [HOWTO E-Rechnungen über Peppol in Equicty Equstable empfangen]

Kann ich empfangene Rechnungen mit bestehenden Ausgaben oder Aufgaben verknüpfen?

Noch nicht, aber diese Funktion steht auf der Equstable-Roadmap und wird in einer zukünftigen Version verfügbar sein.

Kann ich empfangene Rechnungen direkt in Equstable bezahlen?

Noch nicht, aber diese Funktion ist für ein künftiges Update vorgesehen.
Bis dahin können Sie Zahlungen über Ihre Bank verfolgen und Rechnungen manuell als bezahlt markieren.

Buchhaltung und UBL-Dateien

Kann ich meine ausgehenden Peppol-Rechnungen an meinen Buchhalter senden?

Ja.
Equstable ermöglicht es Ihnen, automatisch eine Kopie Ihrer Rechnungen an die E-Mail-Adresse Ihres Buchhalters oder an einen Auto-Scan-Dienst zu senden.

Weitere Informationen: [HOWTO Buchhaltungs-E-Mail-Verknüpfung einrichten]

Kann ich empfangene Rechnungen automatisch an meine Buchhaltungssoftware senden?

Noch nicht.
Sie können empfangene Rechnungen manuell als UBL/XML oder PDF herunterladen und sie an Ihre Buchhaltungssoftware weiterleiten.

Deaktivierung oder Wechsel einer Unternehmenseinheit

Was passiert, wenn ich eine Unternehmenseinheit lösche oder archiviere?

Die zugehörigen USt-IdNr. und Unternehmensnummern (KBO) werden von Peppol abgemeldet.
Sie können über dieses Konto keine E-Rechnungen mehr senden oder empfangen.

Was passiert, wenn ich die Nutzung von Equicty Equstable beende?

Wenn Sie Ihr Equstable-Abonnement kündigen, wird Ihre Peppol-Registrierung deaktiviert.
Sie können sich anschließend über einen anderen zertifizierten Peppol-Anbieter erneut registrieren.