HOWTO: E-Rechnungen über Peppol in Equicty Equstable versenden

Ein wichtiger Bestandteil der belgischen Gesetzgebung zur elektronischen Rechnungsstellung ist, dass B2B-Rechnungen über das Peppol-Netzwerk versendet werden müssen. In Equicty Equstable ist dies direkt möglich. In diesem Artikel erfahren Sie, wie Sie ganz einfach E-Rechnungen über Peppol aus Ihrem Equstable-Konto versenden können.

Inhaltsverzeichnis

• Inhaltsverzeichnis
• Peppol aktivieren
• Rechnungen über Peppol senden
• Voraussetzungen für den Versand
• Anhänge hinzufügen
• Wichtige Hinweise
• Rechnungsstatus und Kundenrückmeldungen
• Rechnungsversand und Buchhaltungssoftware
• E-Rechnungen in Europa versenden
• E-Rechnung gesendet, aber nicht empfangen

Peppol aktivieren

Um Rechnungen über Peppol senden zu können, muss Peppol zuerst in Ihrem Equicty Equstable-Konto aktiviert werden.

Folgen Sie den Anweisungen in: [HOWTO Peppol in Equicty Equstable aktivieren].

Sie können Rechnungen auch mit mehreren Tools versenden, wenn Sie möchten.
Das bedeutet, dass Sie neben Equicty Equstable auch andere Software zum Versenden von Rechnungen verwenden können. Der Empfang über Peppol kann jedoch nur in einem Tool gleichzeitig aktiviert werden.

Weitere Informationen: [HOWTO E-Rechnungen über Peppol empfangen in Equicty Equstable].

Platzhalter Produkt-Screenshot: Equicty Equstable → Einstellungen → Unternehmensinformationen → Peppol-Status.

Rechnungen über Peppol senden

Befolgen Sie diese Schritte, um eine Rechnung über Peppol zu senden:

1. Gehen Sie zum Hauptmodul Fakturierung → Rechnungen.

2. Öffnen Sie die Rechnung, die Sie über Peppol versenden möchten.

3. Stellen Sie sicher, dass die Rechnung gebucht ist.

4. Klicken Sie auf Senden.

5. Wählen Sie Über Peppol-Netzwerk senden.

Platzhalter Produkt-Screenshot: Rechnungsdetails – Schaltfläche „Über Peppol-Netzwerk senden“.

Voraussetzungen für den Versand

Damit eine Rechnung über Peppol versendet werden kann, müssen folgende Bedingungen erfüllt sein:

• Die Rechnung gehört zu einer belgischen oder luxemburgischen Unternehmenseinheit in Ihrem Equstable-Konto, für die Peppol aktiviert ist.

• Der Kunde muss belgisch, niederländisch oder luxemburgisch sein.

• Der Kunde muss über eine gültige USt-ID oder Unternehmensnummer auf seiner Kontakt- oder Firmenseite verfügen.

• Der Kunde muss im Peppol-Netzwerk registriert sein.

Hinweis: Sie können auch andere Peppol-Kennungen wie eine GLN- oder DUNS-Nummer verwenden.

Siehe: [HOWTO Eine andere Peppol-ID für Ihren Kunden wählen].

Wenn der Kunde noch nicht im Peppol-Netzwerk registriert ist, können Sie die Rechnung weiterhin per E-Mail oder Post versenden. Equstable sucht automatisch in der Peppol-Datenbank und zeigt an, ob der Kunde gefunden wurde.

Platzhalter Produkt-Screenshot: Pop-up „Kunde im Peppol-Netzwerk nicht gefunden“.

Anhänge hinzufügen

Wenn Sie eine Rechnung über Peppol senden, wird standardmäßig die PDF-Version der Rechnung als Anhang mitgeschickt. Sie können zusätzliche Dateien über Anhänge hinzufügen beifügen.

Platzhalter Produkt-Screenshot: Rechnung – Bereich „Anhänge hinzufügen“.

Zulässige Dateitypen und Grenzen:

• Maximal 5 Anhänge (einschließlich der Rechnungs-PDF).

• Maximale Gesamtgröße: 100 MB.

• Unterstützte Formate: PDF, PNG, JPG, XLSX, CSV.

• Alle Dateien werden zu einer einzigen UBL-Datei zusammengefasst, die über Peppol gesendet wird.

Wichtige Hinweise

• Eine Rechnung kann nur einmal über Peppol gesendet werden.
  Ein erneuter Versand würde eine doppelte Rechnung beim Kunden erzeugen.

• Müssen Sie Textkorrekturen vornehmen oder hat der Kunde noch nicht bezahlt?
  Senden Sie eine Erinnerungs-E-Mail, in der Sie erwähnen, dass die Originalrechnung bereits über Peppol gesendet wurde, und fügen Sie die PDF bei.

• Haben Sie einen Fehler in der Rechnung gemacht?
  Erstellen Sie eine Gutschrift und senden Sie diese ebenfalls über Peppol.

• Massensendungen über Peppol sind derzeit in Equstable noch nicht verfügbar.

Rechnungsstatus und Kundenrückmeldungen

Nach dem Versand können Sie in Equstable den Peppol-Status Ihrer Rechnung verfolgen.
Wenn Peppol auch für den Empfang von E-Rechnungen aktiviert ist, erhalten Sie Statusaktualisierungen und Rückmeldungen Ihrer Kunden.

Platzhalter Produkt-Screenshot: Rechnungsdetailseite – Abschnitt „Peppol-Status“.

Mögliche Peppol-Status:

• Wird gesendet

• Gesendet

• Senden fehlgeschlagen

• Akzeptiert

• Abgelehnt

• In Wartestellung

• Zahlung initiiert

Diese Status werden vom Kunden bestimmt.
„Zahlung initiiert“ bedeutet nicht, dass Peppol oder Equstable die Zahlung bestätigt oder geprüft hat.

Sie können den Peppol-Status einsehen über:

• Die Rechnungsdetailseite (Status und eventuelle Nachricht des Kunden sichtbar).

• Die Rechnungsübersicht, in der Sie über das Zahnrad-Symbol die Spalte Peppol-Status hinzufügen können.

• Benachrichtigungen, sowohl per E-Mail als auch über die Benachrichtigungsglocke in Equstable.

Platzhalter Produkt-Screenshot: Rechnungsübersicht mit Spalte „Peppol-Status“.

Rechnungsversand und Buchhaltungssoftware

Das Senden einer Rechnung über Peppol bedeutet, dass die Rechnung digital und offiziell an Ihren Kunden zugestellt wird. Peppol leitet Ihre Rechnungen jedoch nicht automatisch an Ihre Buchhaltungssoftware weiter.

Das Peppol-Netzwerk dient dem sicheren und gesetzeskonformen Austausch elektronischer Rechnungen zwischen Absender und Empfänger, nicht der Verarbeitung oder Buchung in Ihrer Buchhaltungssoftware. 

Möchten Sie, dass Ihr Buchhalter die Rechnungen automatisch erhält?

In Equicty Equstable können Sie eine einzigartige E-Mail-Adresse Ihres Buchhalters oder dessen Autoscan-Service hinterlegen. Bei jedem Versand wird eine Kopie der Rechnung automatisch an diese Adresse gesendet,
sodass Ihr Buchhalter die Rechnung direkt in sein System importieren kann.

Zusammenfassung:

• Peppol übermittelt Rechnungen sicher und offiziell an Ihre Kunden.

• Keine automatische Buchung in Ihrer Buchhaltungssoftware.

• Möglichkeit, eine Autoscan-E-Mail des Buchhalters zu hinterlegen.

• Zukünftige Integrationen werden diesen Prozess automatisieren.

Platzhalter Produkt-Screenshot: Equicty Equstable → Einstellungen → Fakturierung → Autoscan-E-Mail des Buchhalters.

E-Rechnungen in Europa versenden

Zusammenfassend verpflichtet die belgische Gesetzgebung B2B-Unternehmen, ihre Rechnungen über Peppol zu versenden.

Aber wie sieht es in anderen Ländern aus?

• B2G-Rechnungen (an belgische, niederländische und luxemburgische Behörden) müssen ebenfalls über Peppol gesendet werden.
  Dies ist direkt in Equstable möglich, ohne manuelles Hochladen auf Regierungsportale.

• Für andere Länder können Rechnungen weiterhin per E-Mail versendet werden.

• Nur belgische Unternehmen müssen Rechnungen über Peppol an belgische Empfänger senden. Ausländische Unternehmen (z. B. aus den Niederlanden, Frankreich, Deutschland …) können ihre Rechnungen per E-Mail an belgische Kunden senden.

E-Rechnung gesendet, aber nicht empfangen

Wenn Ihr Kunde angibt, die Rechnung nicht erhalten zu haben, prüfen Sie bitte Folgendes:

• Ist die USt-ID oder Unternehmensnummer korrekt eingetragen?

• Ist der Kunde im Peppol-Netzwerk registriert?

• Wurde die Rechnung korrekt gebucht und gesendet?

Weitere Informationen und Lösungen finden Sie unter: [FAQ E-Rechnung gesendet, aber nicht empfangen].

Wenn Sie diesen Artikel gelesen haben, aber noch Fragen bestehen,

sehen Sie bitte hier nach: [FAQ Peppol in Equicty Equstable]