HOWTO: Recevoir des e-factures via Peppol dans Equicty Equstable

Au cours des prochaines années, l’envoi et la réception de factures électroniques via Peppol deviendront progressivement obligatoires dans toute l’Europe pour les transactions B2B. Pour les entreprises belges et luxembourgeoises, cette obligation entrera en vigueur le 1er janvier 2026. Avec Equicty Equstable, vous pouvez recevoir directement les e-factures de vos fournisseurs via le réseau Peppol, en toute sécurité et conformément à la législation européenne et belge. Cet article explique comment fonctionne la réception des e-factures, ce qu’il faut activer, comment reconnaître les factures entrantes et comment les gérer dans Equstable.

Table des matières

• Activer Peppol
• Recevoir des e-factures via Peppol
• Création automatique de fournisseurs
• Aperçu des factures
• Approbation des factures
• Comment reconnaître les factures ou notes de crédit reçues ?
• FAQ sur la réception des factures

Activer Peppol

Même si vous n’envoyez pas vous-même de factures électroniques ou que vous travaillez uniquement avec des clients particuliers (B2C), vous devez activer Peppol si votre entreprise est soumise à l’obligation B2B en Belgique. Cela est nécessaire pour recevoir les e-factures de vos fournisseurs via le réseau Peppol.

Remarque : les factures destinées aux clients particuliers (B2C) ne doivent pas passer par Peppol. Elles peuvent encore être envoyées par e-mail ou par courrier.

Pour utiliser Peppol dans Equicty Equstable, vous devez d’abord l’activer dans votre compte.
Suivez les instructions ici : [HOWTO Activer Peppol dans Equicty Equstable]

Remarque importante : Vous pouvez envoyer des factures depuis plusieurs outils, mais la réception via Peppol ne peut être configurée que dans un seul logiciel à la fois.

Pour plus d’informations sur l’envoi, consultez : [HOWTO Envoyer des e-factures via Peppol dans Equicty Equstable]

Recevoir des e-factures via Peppol

Dans Equicty Equstable, allez dans le module Facturation → Section Factures entrantes.
Vous y trouverez toutes vos factures reçues et documents de vos fournisseurs. Les e-factures reçues via Peppol sont automatiquement identifiées comme Factures entrantes et étiquetées avec Origine : Peppol.

Espace réservé capture d’écran : Vue d’ensemble des factures entrantes — colonne « Origine (Peppol) ».

Création automatique de fournisseurs

Vous recevez une e-facture d’un fournisseur qui n’existe pas encore dans vos Profils de contacts (ex. Propriétaires) dans Equstable ? Equstable crée automatiquement un profil de type Fournisseur à partir des informations de la facture, afin que tous les documents soient correctement reliés et que votre aperçu reste complet.

Aperçu des factures

Cliquez sur une facture entrante pour ouvrir l’aperçu. Dans la plupart des cas, une facture Peppol contient une mise en page PDF, ce qui vous permet de la visualiser telle qu’elle a été émise par le fournisseur. Si aucune pièce PDF n’est jointe, Equstable affiche automatiquement les informations extraites du fichier UBL dans un tableau lisible sous l’onglet Détails.

Espace réservé capture d’écran : Exemple d’aperçu de facture — onglet « Détails (données UBL) ».

Approbation des factures

Une fois la facture vérifiée, vous pouvez l’approuver en utilisant les boutons situés en haut à droite de la page de détail. Après approbation, la facture peut être téléchargée via le bouton Télécharger.

Astuce : Si votre comptable utilise un système de numérisation automatique, vous pouvez configurer dans Equicty Equstable une adresse e-mail unique de votre comptable. Chaque fois qu’une facture est reçue, une copie sera automatiquement envoyée à cette adresse.

En savoir plus ici : [HOWTO Configurer un lien comptable par e-mail dans Equicty Equstable]

Comment reconnaître les factures ou notes de crédit reçues ?

Toutes les factures et notes de crédit reçues via Peppol apparaissent dans le module Facturation → Section Factures entrantes.

L’administrateur principal du compte reçoit :

• une notification dans Equstable via la cloche, et

• un e-mail de notification concernant la nouvelle facture ou note de crédit reçue.

Espace réservé capture d’écran : Fenêtre de notification + exemple d’e-mail « Nouvelle facture entrante via Peppol ».

FAQ sur la réception des factures

Puis-je envoyer automatiquement les factures entrantes à mon logiciel de comptabilité ?

Actuellement, les factures entrantes ne sont pas synchronisées automatiquement avec votre logiciel comptable. Vous pouvez toutefois les transmettre manuellement à votre comptable ou à un service de numérisation.

Voir : [HOWTO Transférer des e-factures à votre comptable par e-mail].

Puis-je payer les factures entrantes directement depuis Equstable ?

Pas encore, mais cette fonctionnalité figure sur notre feuille de route produit. En attendant, vous pouvez suivre les paiements via votre banque et marquer les factures comme payées dans Equstable.

Vous avez lu cet article mais avez encore des questions ?
Consultez : [FAQ Peppol dans Equicty Equstable]