HOWTO: Envoyer des e-factures via Peppol dans Equicty Equstable

Modifié le Mer, 5 Nov. à 8:47 H

Un aspect important de la législation belge sur la facturation électronique est que les factures B2B doivent être envoyées via le réseau Peppol. Dans Equicty Equstable, cela est directement possible. Cet article explique comment envoyer facilement des factures électroniques (e-factures) via Peppol depuis votre compte Equstable.

Table des matières

Activer Peppol

Pour pouvoir envoyer des factures via Peppol, Peppol doit d’abord être activé dans votre compte Equicty Equstable.

Suivez les instructions de : [HOWTO Activer Peppol dans Equicty Equstable].

Vous pouvez envoyer des factures depuis plusieurs outils si vous le souhaitez.
Cela signifie que, en plus d’Equicty Equstable, vous pouvez également utiliser d’autres logiciels pour envoyer des factures.

Cependant, la réception via Peppol ne peut être configurée que dans un seul outil à la fois.

Plus d’informations : [HOWTO Recevoir des e-factures via Peppol dans Equicty Equstable].

Espace réservé capture d’écran : Equicty Equstable → Paramètres → Informations de l’entreprise → Statut Peppol.

Envoyer des factures via Peppol

Suivez ces étapes pour envoyer une facture via Peppol :

Accédez au module principal Facturation → Factures.
Ouvrez la facture que vous souhaitez envoyer via Peppol.
Assurez-vous que la facture est enregistrée (comptabilisée).
Cliquez sur Envoyer.
Sélectionnez Envoyer via le réseau Peppol.

Espace réservé capture d’écran : Détail de la facture – bouton « Envoyer via le réseau Peppol ».

Conditions d’envoi

Pour envoyer une facture via Peppol, les conditions suivantes doivent être remplies :

La facture appartient à une entité d’entreprise belge ou luxembourgeoise dans votre compte Equstable pour laquelle Peppol est activé.
Le client doit être belge, néerlandais ou luxembourgeois.
Le client doit posséder un numéro de TVA ou d’entreprise valide sur sa fiche contact ou société.
Le client doit être enregistré sur le réseau Peppol.

Remarque : Vous pouvez également utiliser un autre identifiant Peppol, tel qu’un GLN ou un numéro DUNS.

Voir : [HOWTO Choisir un autre identifiant Peppol pour votre client].

Si le client n’est pas encore enregistré sur Peppol, vous pouvez toujours envoyer la facture par e-mail ou courrier postal. Equstable effectuera automatiquement une recherche dans la base de données Peppol et vous indiquera si le client a été trouvé.

Espace réservé capture d’écran : Message contextuel « Client non trouvé sur Peppol ».

Ajouter des pièces jointes

Lors de l’envoi d’une facture via Peppol, la version PDF de la facture est jointe par défaut.
Vous pouvez ajouter des fichiers supplémentaires via Ajouter des pièces jointes.

Espace réservé capture d’écran : Écran de facture – section « Ajouter des pièces jointes ».

Types de fichiers et limites pris en charge :

Maximum 5 pièces jointes au total (y compris le PDF de la facture).
Taille totale maximale : 100 Mo.
Formats pris en charge : PDF, PNG, JPG, XLSX, CSV.
Tous les fichiers sont regroupés dans un seul fichier UBL envoyé via Peppol.

Espace réservé visuel : Schéma « Facture + Pièces jointes → Fichier UBL → Peppol ».

Remarques importantes

Une facture ne peut être envoyée qu’une seule fois via Peppol.
Un nouvel envoi créerait une facture en double chez le client.
Vous devez effectuer une correction de texte ou le client n’a pas encore payé ?
Envoyez un rappel par e-mail en précisant que la facture originale a déjà été envoyée via Peppol, et joignez le PDF.
Vous avez commis une erreur dans la facture ?
Créez une note de crédit et envoyez-la également via Peppol.
L’envoi groupé de factures via Peppol n’est pas encore disponible dans Equstable.

Statut de la facture et réponses du client

Après l’envoi, vous pouvez suivre le statut Peppol de votre facture dans Equstable.
Si Peppol est également activé pour recevoir des e-factures, vous recevrez des mises à jour de statut et des réponses de vos clients.

Espace réservé capture d’écran : Détail de la facture – section « Statut Peppol ».

Statuts Peppol possibles :

Envoi en cours
Envoyée
Échec d’envoi
Acceptée
Refusée
En attente
Paiement initié

Ces statuts sont déterminés par votre client.

« Paiement initié » ne signifie pas que Peppol ou Equstable a confirmé ou vérifié le paiement.

Vous pouvez consulter le statut Peppol via :

La page de détail de la facture (statut et message du client visibles).
Le tableau de factures, où vous pouvez ajouter la colonne Statut Peppol via l’icône d’engrenage.
Les notifications, envoyées par e-mail ou visibles via la cloche de notification dans Equstable.

Espace réservé capture d’écran : Vue d’ensemble des factures avec colonne « Statut Peppol ».

Factures et logiciel comptable

L’envoi d’une facture via Peppol signifie que la facture est livrée officiellement et numériquement au client via le réseau Peppol. Cependant, Peppol ne transmet pas automatiquement vos factures à votre logiciel comptable. Le réseau Peppol est conçu pour l’échange sécurisé et conforme à la législation de factures électroniques entre l’expéditeur et le destinataire, et non pour le traitement ou l’enregistrement des factures dans votre système comptable.

Souhaitez-vous que votre comptable reçoive également vos factures automatiquement ?

Dans Equicty Equstable, vous pouvez configurer une adresse e-mail unique fournie par votre comptable ou un service d’autoscan.
Une copie de chaque facture sera alors automatiquement envoyée à cette adresse,
permettant au comptable d’importer la facture directement dans son système.

Résumé :

Peppol livre les factures de manière officielle et sécurisée.
Aucune synchronisation automatique avec le logiciel comptable.
Possibilité d’envoyer une copie à une adresse autoscan de votre comptable.
Des intégrations futures automatiseront ce processus.

Espace réservé capture d’écran : Equicty Equstable → Paramètres → Facturation → Adresse e-mail autoscan du comptable.

Envoi d’e-factures en Europe

En résumé, la réglementation belge impose aux entreprises B2B d’émettre leurs factures via Peppol.

Mais qu’en est-il des autres pays ?

Les factures B2G (vers les entités publiques belges, néerlandaises et luxembourgeoises) doivent également être envoyées via Peppol.
Cela peut être fait directement dans Equstable, sans téléchargement manuel sur les portails gouvernementaux.
Pour les autres pays, les factures peuvent encore être envoyées par e-mail.
Seules les entreprises belges doivent envoyer leurs factures via Peppol à d’autres entreprises belges.
Les entreprises étrangères (Pays-Bas, France, Allemagne, …) peuvent envoyer leurs factures par e-mail à leurs clients belges.

E-facture envoyée mais non reçue

Si votre client indique ne pas avoir reçu la facture, vérifiez les points suivants :

Le numéro de TVA ou d’entreprise est-il correct ?
Le client est-il enregistré sur Peppol ?
La facture a-t-elle été correctement enregistrée et envoyée ?

Pour plus d’informations et de solutions, consultez : [FAQ E-facture envoyée mais non reçue].

Si vous avez lu cet article mais avez encore des questions,

consultez : [FAQ Peppol dans Equicty Equstable]