Een belangrijk onderdeel van de Belgische wetgeving rond e-invoicing is dat B2B-facturen via het Peppol-netwerk moeten worden verzonden. In Equicty Equstable is dit rechtstreeks mogelijk. Lees in dit artikel hoe je eenvoudig e-facturen via Peppol kunt versturen vanuit je Equstable-account.

INHOUDSOPGAVE

• Peppol inschakelen
• Facturen verzenden via Peppol
  • Voorwaarden voor verzending
  • Bijlagen toevoegen
  • Belangrijke opmerkingen
• Factuurstatus en antwoorden van klanten
• Facturen verzenden versus boekhoudsoftware
• E-facturen verzenden binnen Europa
• E-factuur verzonden maar niet ontvangen

Peppol inschakelen

Om facturen via Peppol te kunnen verzenden, moet Peppol eerst zijn ingeschakeld in je Equicty Equstable-account.

Volg de instructies in: [HOWTO Peppol inschakelen in Equicty Equstable].

Je kunt facturen via meerdere tools verzenden als je dat wilt. Dat betekent dat je naast Equicty Equstable ook andere software kunt gebruiken om te verzenden, maar ontvangen via Peppol kan slechts in één tool tegelijk.

Meer informatie: [HOWTO E-facturen ontvangen via Peppol in Equicty Equstable].

Plaatshouder productscreenshot: Equicty Equstable → Instellingen → Bedrijfsinformatie → Peppol-status.

Facturen verzenden via Peppol

Volg deze stappen om een factuur via Peppol te versturen:

1. Ga naar de hoofd module Facturatie → sectie Facturen.

2. Open de factuur die je via Peppol wilt verzenden.

3. Zorg dat de factuur geboekt is.

4. Klik op Verzenden.

5. Kies Verzenden via Peppol-netwerk.

Plaatshouder productscreenshot: Factuurdetail – knop “Verzenden via Peppol-netwerk”.

Voorwaarden voor verzending

Om via Peppol te kunnen verzenden, moeten onderstaande voorwaarden vervuld zijn:

• De factuur hoort bij een Belgische of Luxemburgse bedrijfsentiteit in je Equstable-account waarvoor Peppol is ingeschakeld.

• De klant moet Belgisch, Nederlands of Luxemburgs zijn.

• De klant heeft een geldig btw- of ondernemingsnummer op zijn contact- of bedrijfspagina.

• De klant is geregistreerd op het Peppol-netwerk.

• 
  

Opmerking: je kunt ook een ander type Peppol-identifier gebruiken, zoals een GLN- of DUNS-nummer.

Zie: [HOWTO Een ander Peppol-ID kiezen voor je klant].

Als de klant (nog) niet geregistreerd is op Peppol, kun je de factuur nog steeds via e-mail of post verzenden.

Equstable zal automatisch zoeken in de Peppol-database en tonen of de klant gevonden is.

Plaatshouder productscreenshot: Popupmelding “Klant niet gevonden op Peppol”.

Bijlagen toevoegen

Wanneer je een factuur via Peppol verzendt, wordt standaard de PDF van de factuur als bijlage meegestuurd. Je kunt extra bestanden toevoegen via Bijlagen toevoegen.

Plaatshouder productscreenshot: Factuurscherm – sectie “Bijlagen toevoegen”.

Toegestane bestandstypes en limieten:

• Maximaal 5 bijlagen in totaal (inclusief de factuur-PDF).

• Totale bestandsgrootte: 100 MB.

• Ondersteunde formaten: PDF, PNG, JPG, XLSX, CSV.

• Alle bestanden worden gebundeld in één UBL-bestand dat via Peppol wordt verzonden.

Plaatshouder visual: Diagram “Factuur + Bijlagen → UBL-bestand → Peppol”.

Belangrijke opmerkingen

• Een factuur kan slechts één keer via Peppol worden verzonden.
  Herverzenden zou een dubbele factuur aanmaken bij de klant.

• Moet je tekstuele correcties aanbrengen of heeft de klant nog niet betaald?
  Verstuur dan een herinneringsmail met vermelding dat de originele factuur al via Peppol is verzonden, en voeg de PDF toe.

• Fout in de factuur?
  Maak een creditnota aan en verzend die ook via Peppol.

• Bulkverzending via Peppol is momenteel nog niet beschikbaar in Equstable.

Factuurstatus en antwoorden van klanten

Na verzending kun je in Equstable de Peppol-status van je factuur opvolgen.
Als je Peppol ook hebt ingeschakeld voor ontvangst van e-facturen, krijg je statusupdates en reacties van je klant.

Plaatshouder productscreenshot: Factuurdetailpagina – sectie “Peppol-status”.

Mogelijke Peppol-statussen:

• Verzenden

• Verzonden

• Verzenden mislukt

• Aanvaard

• Geweigerd

• On hold

• Betaling geïnitieerd

Deze status wordt bepaald door je klant.

“Betaling geïnitieerd” betekent niet dat Peppol of Equstable de betaling heeft bevestigd.

Je kunt de Peppol-status raadplegen via:

• De factuurdetailpagina zelf (Peppol status en eventuele boodschap van klant zichtbaar).

• Tabel met factuuroverzicht, waar je via het tandwielicoon de kolom Peppol-status kunt toevoegen.

• Notificaties, zowel via e-mail als via de meldingsbel in Equstable.

Plaatshouder productscreenshot: Factuuroverzicht met kolom “Peppol-status”.

Facturen verzenden versus boekhoudsoftware

Het verzenden van een factuur via Peppol betekent dat de factuur digitaal en officieel wordt afgeleverd bij de klant via het Peppol-netwerk.
Peppol zorgt echter niet automatisch voor de doorgifte van facturen aan je boekhoudsoftware.

Het Peppol-netwerk is bedoeld voor de veilige en wettelijk conforme uitwisseling van e-facturen tussen verzender en ontvanger,
niet voor het verwerken of registreren van facturen in je boekhoudpakket.

Wil je dat je boekhouder de facturen ook automatisch ontvangt?

Dan kun je in Equicty Equstable een uniek e-mailadres van je boekhouder of autoscanservice instellen. Bij elke verzending wordt dan automatisch een kopie van de factuur naar dat adres verstuurd, zodat de boekhouder deze rechtstreeks kan inlezen in zijn systeem.

E-facturen verzenden binnen Europa

Samengevat: de Belgische regelgeving verplicht B2B-bedrijven om via Peppol te factureren.

Maar hoe zit het met andere landen?

• B2G-facturen (naar Belgische, Nederlandse en Luxemburgse overheden) moeten ook via Peppol worden verzonden. Dit kan rechtstreeks in Equstable, zonder handmatige upload naar overheidsportalen.

• Voor andere landen kun je nog steeds facturen via e-mail verzenden.

• Alleen Belgische bedrijven moeten via Peppol naar Belgische bedrijven factureren.
  Buitenlandse bedrijven (Nederland, Frankrijk, Duitsland, …) mogen Belgische klanten via e-mail factureren.

E-factuur verzonden maar niet ontvangen

Heeft je klant de factuur niet ontvangen?

Controleer dan de volgende punten:

• Is het juiste btw- of KBO-nummer ingevuld?

• Is de klant geregistreerd op Peppol?

• Is de factuur correct geboekt en verzonden?

Lees meer over mogelijke oorzaken en oplossingen in: [FAQ E-factuur verzonden maar niet ontvangen].

Heb je dit artikel gelezen maar nog vragen?

Bekijk dan: [FAQ Peppol in Equicty Equstable]