HOWTO: Een elektronische factuur verzenden in Frankrijk met Equicty

Vanaf 1 september 2026 wordt de verplichting om elektronische facturen uit te reiken in Frankrijk gefaseerd ingevoerd.

Wanneer elektronische facturatie voor uw Franse onderneming in Equicty is geactiveerd, kunt u uw facturen rechtstreeks vanuit Equicty elektronisch verzenden.

Voor u begint

Elektronische facturatie moet eerst voor uw Franse onderneming geactiveerd zijn en de verzendstatus moet Actief zijn.

Zie hiervoor: HOWTO: Elektronische facturatie activeren in Frankrijk met Equicty

INHOUDSOPGAVE

• 1. Maak uw factuur aan
• 2. Controleer de factuur vóór verzending
• 3. Klik op Verzenden
• 4. Kies Verzenden via het Peppol-netwerk
• 5. Selecteer de bijlagen
• 6. Bevestiging van de verzending
• 7. De elektronische status van de factuur opvolgen
• 8. De verzendhistoriek controleren
• 9. De elektronische factuur en bijlagen opnieuw bekijken
• 10. Hoe wordt de elektronische factuur verzonden?
• 11. Ik kan mijn factuur niet elektronisch verzenden
• 12. Goed om te weten

1. Maak uw factuur aan

Maak uw factuur in Equicty aan zoals u dat gewoonlijk doet.

Ga naar:

Facturatie → Facturen

Selecteer de juiste onderneming en maak een nieuwe factuur aan of open een bestaande factuur die nog moet worden verzonden.

In het factuuroverzicht vindt u naast de gebruikelijke informatie ook de kolom:

Status van de elektronische factuur

Hier kunt u later de elektronische status van uw verzonden facturen opvolgen.

2. Controleer de factuur vóór verzending

Open de factuur en controleer de gegevens voordat u deze elektronisch verzendt.

Controleer onder andere:

• de onderneming van waaruit u factureert;
• de klant;
• het factuurnummer;
• de factuurdatum;
• de vervaldatum;
• de factuurlijnen;
• de bedragen;
• de btw;
• de betalingsvoorwaarden;
• de bankrekening;
• de aard van de verrichting.

Bij Franse elektronische facturen kan de aard van de verrichting bijvoorbeeld aangeven dat het gaat om een levering van goederen, dienstverlening of een combinatie daarvan.

Controleer ook of de klantgegevens correct en volledig zijn. Deze gegevens worden gebruikt om de elektronische factuur naar de juiste ontvanger te verzenden.

3. Klik op Verzenden

Wanneer de factuur klaar is, klikt u onderaan op:

Verzenden

Equicty toont vervolgens de beschikbare verzendmethodes.

4. Kies Verzenden via het Peppol-netwerk

Selecteer:

Verzenden via het Peppol-netwerk

Klik vervolgens op Opslaan om verder te gaan.

Belangrijk

Voor een elektronische factuur moet u de elektronische verzendmethode gebruiken. Een factuur als gewone PDF per e-mail versturen is niet hetzelfde als een gestructureerde elektronische factuur verzenden.

5. Selecteer de bijlagen

Wanneer u de elektronische factuur verzendt, toont Equicty welke bijlagen samen met de factuur kunnen worden meegestuurd.

De PDF-versie van de factuur wordt standaard opgenomen.

Als u andere documenten aan de factuur hebt toegevoegd, kunt u deze eveneens selecteren om ze samen met de elektronische factuur te verzenden.

Dit kunnen bijvoorbeeld zijn:

• algemene voorwaarden;
• een bestelbon;
• een overeenkomst;
• een specificatie;
• andere documenten die bij de factuur horen.

U kunt maximaal 4 bijlagen toevoegen, met een totale maximale bestandsgrootte van 100 MB.

Controleer de geselecteerde documenten en klik vervolgens op:

Verzenden

6. Bevestiging van de verzending

Wanneer de elektronische factuur succesvol werd verzonden, toont Equicty een bevestiging.

U ziet bijvoorbeeld:

Succesvol verzonden via Peppol

De factuurgegevens bevatten vervolgens ook informatie over de elektronische verzending, waaronder de elektronische status en de identificatie van verzender en ontvanger.

7. De elektronische status van de factuur opvolgen

Na verzending kunt u de elektronische status van de factuur rechtstreeks in Equicty opvolgen.

De elektronische status staat los van de gewone betaalstatus van de factuur.

Zo kan een factuur bijvoorbeeld financieel nog Onbetaald zijn, terwijl de elektronische verzending al succesvol werd geregistreerd.

In het factuuroverzicht vindt u hiervoor een afzonderlijke kolom:

Status van de elektronische factuur

Hierdoor kunt u snel zien waar iedere elektronische factuur zich in het verwerkingsproces bevindt.

Goed om te weten

De gewone factuurstatus en de elektronische factuurstatus hebben een verschillende functie. De ene volgt de financiële verwerking van de factuur op, terwijl de andere informatie geeft over de elektronische verwerking en uitwisseling.

8. De verzendhistoriek controleren

Onderaan de factuur vindt u onder Notities ook de historiek van de verwerking.

Hier registreert Equicty gebeurtenissen rond de factuur, waaronder de elektronische verzending en wijzigingen van de elektronische status.

Dit geeft u een extra spoor om na te gaan wanneer een factuur werd verzonden en hoe ze elektronisch werd verwerkt.

9. De elektronische factuur en bijlagen opnieuw bekijken

Na verzending blijven de factuur en de bijbehorende documenten beschikbaar op de detailpagina.

U kunt hier onder andere:

• de PDF-versie van de factuur openen;
• de UBL-factuur downloaden;
• meegestuurde bijlagen raadplegen;
• de elektronische status bekijken;
• de elektronische identificatiegegevens controleren.

Wat is de UBL-factuur?

UBL is een gestructureerd elektronisch formaat waarmee factuurgegevens automatisch tussen systemen kunnen worden uitgewisseld en verwerkt.

Een elektronische factuur bestaat dus niet alleen uit de visuele PDF-versie. De gestructureerde gegevens vormen een essentieel onderdeel van de elektronische factuur.

10. Hoe wordt de elektronische factuur verzonden?

Wanneer u vanuit Equicty een elektronische factuur verzendt, wordt deze via de elektronische facturatie-infrastructuur naar de ontvanger gestuurd.

Voor de Franse elektronische facturatie maakt Equicty gebruik van B2Brouter als Plateforme Agréée (PA).

De Plateforme Agréée zorgt voor de verbinding met het Franse elektronische facturatie-ecosysteem en voor de elektronische uitwisseling en verwerking van de factuur.

Meer officiële informatie over Plateformes Agréées vindt u bij de Franse belastingdienst:

DGFiP – Facturation électronique et plateformes agréées

11. Ik kan mijn factuur niet elektronisch verzenden

Controleer eerst of elektronische facturatie voor de juiste Franse onderneming actief is.

Ga naar:

Mijn stal

Controleer bij de betreffende onderneming of elektronische facturatie correct werd geactiveerd.

Controleer daarnaast of:

• de juiste onderneming als afzender is geselecteerd;
• de klantgegevens volledig en correct zijn;
• de factuur alle verplichte informatie bevat;
• de elektronische facturatie voor uw onderneming actief is.

Wanneer de activering nog In behandeling is, kan de registratie in het Franse Annuaire de la facturation électronique nog worden verwerkt.

Gebruik indien beschikbaar Status vernieuwen om de meest recente status op te halen.

Zie ook:

HOWTO: Elektronische facturatie activeren in Frankrijk met Equicty

12. Goed om te weten

De Franse hervorming maakt een onderscheid tussen het kunnen ontvangen en het verplicht uitreiken van elektronische facturen.

Vanaf 1 september 2026 moeten ondernemingen die onder de hervorming vallen elektronische facturen kunnen ontvangen. De verplichting om elektronische facturen uit te reiken wordt gefaseerd ingevoerd.

Meer officiële informatie over de hervorming vindt u bij de Franse belastingdienst:

DGFiP – Elektronische facturatie voor ondernemingen

Zie ook

• HOWTO: Elektronische facturatie activeren in Frankrijk met Equicty

• HOWTO: Elektronische facturen ontvangen in Frankrijk met Equicty