HOWTO: Elektronische facturen ontvangen in Frankrijk met Equicty

Vanaf 1 september 2026 moeten alle Franse ondernemingen die onder de hervorming vallen elektronische facturen kunnen ontvangen.

Wanneer elektronische facturatie voor uw Franse onderneming in Equicty is geactiveerd, worden ontvangen elektronische facturen rechtstreeks beschikbaar in Equicty. U kunt ze daar raadplegen, controleren en verder verwerken.

Voor u begint

Elektronische facturatie moet eerst voor uw Franse onderneming geactiveerd zijn en de ontvangststatus moet Actief zijn.

Zie hiervoor: HOWTO: Elektronische facturatie activeren in Frankrijk met Equicty

• 1. Waar vindt u ontvangen elektronische facturen?
• 2. Ontvangen facturen zoeken en filteren
• 3. Een ontvangen factuur openen
• 4. Controleer de factuurinhoud en btw
• 5. Controleer vermeldingen en betalingsgegevens
• 6. Bekijk de bijlagen
• 7. Een ontvangen factuur accepteren of weigeren
• 8. De status van een ontvangen factuur opvolgen
• 9. Ontvangen facturen naar uw accountant sturen
• 10. Hoe komen elektronische facturen in Equicty terecht?
• 11. Ik ontvang geen elektronische facturen
• 12. Goed om te weten

1. Waar vindt u ontvangen elektronische facturen?

Ga in Equicty naar:

Facturatie → Ontvangen facturen

Hier vindt u de elektronische facturen die voor uw onderneming werden ontvangen.

De lijst geeft u een overzicht van onder andere:

• de stal of onderneming waarvoor de factuur werd ontvangen;
• het documentnummer;
• de leverancier;
• de factuurdatum;
• de vervaldatum;
• het totaalbedrag inclusief btw;
• de huidige status;
• de datum waarop de factuur werd ontvangen.

Wanneer u meerdere ondernemingen in Equicty beheert, kunt u hier ook onmiddellijk zien voor welke onderneming een factuur bestemd is.

2. Ontvangen facturen zoeken en filteren

Gebruik de zoekfunctie of klik op Filter om gericht naar ontvangen facturen te zoeken.

U kunt onder andere filteren op:

• factuurdatum;
• ontvangstdatum;
• stal of onderneming;
• leverancier;
• status.

Dit is vooral handig wanneer u meerdere ondernemingen beheert of regelmatig een groot aantal leveranciersfacturen ontvangt.

3. Een ontvangen factuur openen

Klik op een factuur om de volledige inhoud te bekijken.

Equicty toont de gestructureerde gegevens die samen met de elektronische factuur werden ontvangen.

Factuurgegevens

Onder Informatie over de factuur vindt u onder andere:

• documentnummer;
• factuurdatum;
• vervaldatum;
• elektronisch formaat en profiel;
• type document;
• aard van de verrichting;
• valuta;
• totaal exclusief btw;
• btw-bedrag;
• totaal inclusief btw.

Leveranciersgegevens

Onder Informatie over de leverancier vindt u de identificatiegegevens die met de elektronische factuur werden meegestuurd, bijvoorbeeld:

• naam;
• adres;
• wettelijke vermeldingen;
• SIREN;
• btw-nummer;
• land;
• elektronische identificatie.

Controleer deze gegevens voordat u de factuur verder verwerkt.

4. Controleer de factuurinhoud en btw

Verder op de detailpagina vindt u de afzonderlijke factuurlijnen.

Per factuurlijn ziet u onder andere:

• omschrijving;
• hoeveelheid;
• eenheidsprijs;
• btw-tarief;
• subtotaal.

Daaronder toont Equicty het btw-overzicht en de totalen van de factuur.

Controleer of de gefactureerde prestaties, bedragen en btw correct zijn voordat u de factuur accepteert.

5. Controleer vermeldingen en betalingsgegevens

Een elektronische factuur kan naast de factuurlijnen aanvullende informatie bevatten.

Equicty toont deze gegevens afzonderlijk zodat u ook de betalingsvoorwaarden en betaalgegevens kunt controleren.

Afhankelijk van de informatie die door de leverancier werd meegestuurd, vindt u hier bijvoorbeeld:

• betalingsvoorwaarden;
• wettelijke vermeldingen;
• IBAN;
• BIC/SWIFT;
• betalingsreferentie;
• informatie over laattijdige betaling;
• andere betalingsinformatie.

De beschikbare gegevens kunnen per leverancier en factuur verschillen.

6. Bekijk de bijlagen

Onderaan de ontvangen factuur vindt u Bijlagen.

Afhankelijk van wat met de elektronische factuur werd meegestuurd, kunnen hier verschillende documenten beschikbaar zijn, bijvoorbeeld:

• het gestructureerde UBL XML-bestand;
• een PDF-weergave van de factuur;
• aanvullende documenten van de leverancier.

Klik op een bestand om het te downloaden.

Wat is het UBL XML-bestand?

Het XML-bestand bevat de gestructureerde factuurgegevens die automatisch door elektronische facturatiesystemen kunnen worden verwerkt.

Een elektronische factuur is dus niet simpelweg een PDF die per e-mail wordt verstuurd. De factuurgegevens worden in een gestructureerd elektronisch formaat uitgewisseld via de daarvoor voorziene infrastructuur.

7. Een ontvangen factuur accepteren of weigeren

Wanneer een ontvangen factuur nog behandeld moet worden, verschijnt bovenaan de vraag:

Accepteert u deze factuur?

U kunt vervolgens kiezen tussen:

Accepteren of Weigeren

Controleer de inhoud van de factuur voordat u een keuze maakt.

Accepteren

Kies Accepteren wanneer u de factuur hebt gecontroleerd en deze correct is.

De factuur krijgt vervolgens de status:

Geaccepteerd

Weigeren

Kies Weigeren wanneer u de factuur niet aanvaardt, bijvoorbeeld omdat:

• de factuur niet voor uw onderneming bestemd is;
• de factuur inhoudelijk onjuist is;
• de bedragen of prestaties niet correct zijn;
• de leverancier een gecorrigeerde factuur moet bezorgen.

De factuur krijgt vervolgens de status:

Geweigerd

Een inhoudelijke weigering door de klant is niet hetzelfde als een technische afwijzing van een elektronisch document. Binnen het Franse systeem worden deze situaties afzonderlijk behandeld.

8. De status van een ontvangen factuur opvolgen

Rechtsboven op de detailpagina ziet u de huidige status van de factuur.

Voor de dagelijkse verwerking zijn de belangrijkste statussen:

Ontvangen

De factuur is elektronisch ontvangen en beschikbaar in Equicty.

Geaccepteerd

U hebt de factuur gecontroleerd en geaccepteerd.

Geweigerd

U hebt aangegeven dat u de factuur niet aanvaardt.

Betaald

De factuur werd betaald.

Hierdoor kunt u vanuit Ontvangen facturen niet alleen zien welke facturen zijn binnengekomen, maar ook opvolgen waar iedere factuur zich in uw administratieve verwerking bevindt.

Een normale verwerking kan bijvoorbeeld zijn:

Ontvangen → Geaccepteerd → Betaald

Wanneer u een factuur niet aanvaardt:

Ontvangen → Geweigerd

Belangrijk

Ontvangen betekent niet automatisch dat u de factuur hebt geaccepteerd. Controleer de factuur eerst en accepteer of weiger ze vervolgens.

9. Ontvangen facturen naar uw accountant sturen

U kunt in Equicty een afzonderlijk e-mailadres instellen voor inkomende facturen.

Ga naar:

Mijn stal → Stalgegevens

Bij de factuurinstellingen vindt u:

E-mailadres accountant (inkomende facturen)

Vul hier het e-mailadres in dat voor de verwerking van uw inkomende facturen wordt gebruikt.

Dit kan bijvoorbeeld een e-mailadres van uw accountant of een specifiek e-mailadres van uw boekhoudsysteem zijn.

Let op: E-mail boekhoudsysteem (bcc uitgaande factuur) heeft een andere functie en wordt gebruikt voor uitgaande facturen.

10. Hoe komen elektronische facturen in Equicty terecht?

U hoeft elektronische facturen niet handmatig in Equicty te importeren.

Wanneer elektronische facturatie correct voor uw Franse onderneming is geactiveerd, worden elektronische facturen die voor uw onderneming worden ontvangen automatisch beschikbaar onder:

Facturatie → Ontvangen facturen

Voor de Franse elektronische facturatie maakt Equicty gebruik van B2Brouter als Plateforme Agréée (PA).

De Plateforme Agréée vormt de verbinding met het Franse elektronische facturatie-ecosysteem en zorgt ervoor dat elektronische facturen voor uw onderneming kunnen worden ontvangen en verwerkt.

Meer informatie over Plateformes Agréées vindt u bij de Franse belastingdienst:

DGFiP – Facturation électronique et plateformes agréées

11. Ik ontvang geen elektronische facturen

Controleer eerst of de ontvangst van elektronische facturen voor de juiste onderneming actief is.

Ga naar:

Mijn stal

Controleer bij de betreffende Franse onderneming of de status voor Ontvangst op Actief staat.

Wanneer de ontvangst nog In behandeling is, kan de registratie in het Franse Annuaire de la facturation électronique nog worden verwerkt.

Gebruik Status vernieuwen om de meest recente status op te halen.

Wanneer de ontvangst actief is maar een specifieke factuur ontbreekt, controleer dan ook of de leverancier de factuur naar de correcte onderneming heeft gestuurd.

Zie ook:

HOWTO: Elektronische facturatie activeren in Frankrijk met Equicty

12. Goed om te weten

Vanaf 1 september 2026 moeten ondernemingen die onder de Franse hervorming vallen elektronische facturen kunnen ontvangen. De verplichting om elektronische facturen uit te reiken wordt gefaseerd ingevoerd.

Meer officiële informatie over de Franse hervorming vindt u hier:

DGFiP – Elektronische facturatie voor ondernemingen

Zie ook

• HOWTO: Elektronische facturatie activeren in Frankrijk met Equicty
• HOWTO: Elektronische facturen verzenden in Frankrijk met Equicty